Las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales en 2022

A continuación encontrará una lista de las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales.

Visión general

Es crucial llevar un registro de las entradas y salidas de efectivo porque es necesario para que cualquier empresa funcione.

En la actualidad, existe todo un mercado dedicado al desarrollo de herramientas y aplicaciones empresariales potentes y dinámicas para fines fiscales y contables, así como para todas las facetas de las operaciones cotidianas, incluido el control y la presentación de los gastos generados por su empresa. Estas aplicaciones cuentan con una gran variedad de funciones, como la creación automática de facturas a partir de los recibos y los reembolsos directos a los empleados.

Los libros contables y los engorrosos programas de contabilidad no tienen mucho cabida en el mundo actual cuando se trata de gestionar los gastos de una empresa. Sin duda, estás perdiendo muchas funciones y soluciones útiles si sigues utilizando estas técnicas anticuadas de contabilidad y seguimiento de gastos.

Hay, por supuesto, una gran variedad de soluciones disponibles. Su primer deber será centrar su búsqueda en función del tamaño de su empresa, porque ofrecen soluciones de informes de gastos para todo tipo de negocios, desde el empresario individual hasta la empresa corporativa. Ni que decir tiene que sólo necesitas unas pocas funciones básicas cuando eres un empresario individual. Puede prescindir de un programa dinámico y completo hecho para realizar informes y seguimientos exhaustivos de los gastos.

Coste de descargar una aplicación de seguimiento de gastos

Las funciones, las herramientas y el grado en que pueden ayudarte a controlar tus gastos -así como la posibilidad de vincularlas a un programa de contabilidad y el tipo de informes que pueden ayudarte a generar- varían de una aplicación de control de gastos a otra. Los costes también varían. Una aplicación de seguimiento de gastos competente suele costar entre $5 y $30 al mes por usuario.

La mayoría de las aplicaciones de seguimiento de gastos no son gratuitas, por lo que debe determinar si la tarifa es razonable para usted y su empresa. Antes de utilizar la aplicación, decida para qué se utilizará, qué necesita que haga y cuántos usuarios habrá. La cuota mensual de la aplicación puede estar justificada si le permite reducir el gasto innecesario, mantener la organización de los recibos para la temporada de impuestos y proporcionar informes que aumenten la productividad.

Las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales: Expensify

Debido a su amplio conjunto de características y capacidades de automatización, Expensify es una de las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos.

Los usuarios pueden terminar sus informes de gastos, seguir sus recibos y hacer otras cosas. La gestión de recibos es muy sencilla, incluso cuando se está de viaje, gracias a su tecnología SmartScan. Para crear informes en tiempo real, la aplicación puede capturar, informar y enviar gastos automáticamente.

Haz una foto del recibo para que información como el minorista, la fecha y el precio se codifiquen automáticamente para un reembolso más rápido. Para los próximos viajes, vuelos retrasados y otra información, también recibirá notificaciones de viaje en tiempo real. Cualquier modificación del horario también se envía directamente a su dispositivo móvil. Además, el seguimiento del kilometraje forma parte de la mezcla.

Expensify admite tanto el reembolso de depósitos directos al día siguiente como la conciliación de tarjetas corporativas. Además, proporciona conexiones de contabilidad con programas como NetSuite, Xero y QuickBooks.

A pesar de que tiene muchas funciones móviles, algunos usuarios se oponen a la necesidad de filtrar manualmente los recibos para que coincidan con los informes de gastos. Otros observan que la aplicación se bloquea ocasionalmente, lo que obliga a cargar de nuevo los recibos.

Ventajas de Expensify

• Los usuarios pueden cargar los recibos mediante la tecnología SmartScan mientras están en tránsito.
• Tanto el pago directo al día siguiente como el reembolso con tarjeta de crédito corporativa son opciones.
• Notificaciones instantáneas de información sobre viajes

Inconvenientes de Expensify               

• Para cotejar los recibos con los informes de gastos, es necesario realizar una clasificación manual.
• Cuando una aplicación se bloquea, algunos usuarios se ven obligados a cargar repetidamente los recibos.

Las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales: Zoho Expense

Gracias a su sencillo seguimiento de gastos y a la rapidez de sus aprobaciones, Zoho Expense es también una de las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales.

Con la ayuda de la aplicación, puede conservar rápidamente copias digitales de los recibos y realizar un seguimiento de los gastos a medida que se producen. Además, puede añadir más columnas de datos, clasificar los gastos por tipo y anclar los recibos a los informes. Aún mejor, puedes hacer un seguimiento de los gastos de kilometraje del viaje con la ayuda del rastreador GPS y Mapas integrados.

Para importar y gestionar automáticamente las transacciones, puede conectar su tarjeta de crédito a la aplicación. Los gastos también pueden agruparse y enviarse a los gestores para su aprobación.

Además, se pueden crear dietas para el personal y se admiten varias divisas. Puede controlar los gastos excesivos y frenar las infracciones de las políticas con la ayuda de análisis mejorados.

Las funciones, aunque sorprendentes, no están exentas de inconvenientes y restricciones. En ocasiones, la aplicación tiene fallos y los usuarios tienen que introducir su información más de una vez. La falta de integración con un software de contabilidad, que algunas empresas pueden encontrar lenta, es otra queja de los usuarios del programa. Zoho Expense también puede ser bastante caro, así que considere si está dispuesto a utilizar dinero para ello.  

Ventajas de Zoho Expense

• Guarde los recibos en línea y controle sus gastos en tiempo real.
• Seguimiento de kilómetros con GPS integrado
• Integre tarjetas de crédito para el pago instantáneo

Inconvenientes de Zoho Expense

• Caro de manejar
• Podría tener fallos y exigir varias subidas
• Falta de integración del software de contabilidad

Las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales: Rydoo Expense  

Aunque Rydoo Spending tiene una larga lista de funciones, como el análisis de gastos en tiempo real y el seguimiento del kilometraje, lo que lo diferencia de la competencia es la facilidad con la que se puede pasar de una plataforma a otra gracias a su interfaz con otros programas. Para la integración de servicios externos, puede considerarse la opción ideal.

Los informes pueden enviarse por correo electrónico, fotografiarse con una cámara o cargarse en servicios de terceros como Dropbox. También puedes introducir gastos mientras te desplazas. Al escanear recibos, la aplicación puede generar gastos automáticamente; solo tienes que proporcionar el resto de detalles, como el proyecto y el modo de pago.

Para cotejar los gastos con las transacciones, Rydoo puede examinar los extractos de las tarjetas de crédito. Además, para una supervisión más precisa del gasto, podría someter a su personal a una normativa de cumplimiento exhaustiva.

Como ya se ha dicho, el mayor activo de Rydoo Expense es su capacidad para integrarse con otras aplicaciones. La aplicación ofrece una conexión sencilla con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics & Navision, JD Edwards y Netsuite. La migración de otros sistemas de gestión/rastreo de costes a Rydoo es igualmente sencilla.

Aunque Rydoo es excelente en integración, hay algunas áreas cruciales en las que falla. Los usuarios se quejan de que la aplicación tiene problemas para leer eficazmente los recibos, lo que hace necesario el registro manual de los gastos. Otros se quejan de que sus informes se acumulan en una cola y de que el servicio de atención al cliente les dice que eliminen el programa y lo vuelvan a cargar.

Ventajas de Rydoo Expense         

• Se integra sin dificultad con el software ERP
• Examina los extractos de las tarjetas de crédito para asegurarse de que las transacciones y los gastos coinciden.
• Los gastos pueden transmitirse por correo electrónico, grabarse con la cámara de un smartphone o integrarse mediante aplicaciones de terceros como Dropbox.

Inconvenientes de Rydoo Expense

• A veces la aplicación no lee correctamente los recibos
• Puede tener fallos

Las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales: QuickBooks

Esta plataforma, una de las primeras en el mundo de las herramientas y la tecnología contables, ha crecido y evolucionado con el tiempo hasta convertirse en líder del sector gracias a sus soluciones móviles. Las amplias herramientas de gestión de facturas de QuickBooks son su característica más destacada, lo que la convierte en la mejor para gestionar muchas facturas y proveedores.

Puede configurar pagos periódicos de facturas y llevar un registro de las que ha pagado con cheques. Además, es capaz de configurar proveedores, gestionar los gastos gastados y pagar a varios proveedores y facturas a la vez. Los métodos de pago de terceros, como PayPal, Bill.com y Apple Pay, pueden integrarse con QuickBooks.

Al conceder a su contable acceso a la cuenta, podrá planificar mejor todas las deducciones fiscales esenciales y diseñar sus facturas y recibos de ventas con la marca de su empresa utilizando QuickBooks. Puedes ampliar aún más sus posibilidades gracias a la compatibilidad con más de 750 apps, que van desde programas de gestión de relaciones con los clientes hasta sistemas de gestión de inventarios.

Dado que QuickBooks es un programa de contabilidad, puede hacer un seguimiento de las facturas entregadas independientemente de que estén en distintas divisas gracias a su generador de facturas. La aplicación también le permite hacer un seguimiento de las pérdidas y ganancias de su negocio vinculando su cuenta bancaria a ella. Es posible evaluar e incluir las transacciones bancarias en los registros contables.

Aunque QuickBooks facilita la gestión de numerosas facturas y proveedores, no está exento de inconvenientes. Algunos clientes afirman que la herramienta de seguimiento de gastos no se sincroniza correctamente y encuentran problemas al intentar hacer una foto de un recibo.

Ventajas de QuickBooks

• Crear pagos regulares
• Admite más de 750 aplicaciones
• Realizar el seguimiento de las facturas enviadas, incluso las que tienen varias divisas
• Disponibilidad de herramientas de nóminas e impuestos

Inconvenientes de QuickBooks

• Puede que no se sincronice correctamente con otras aplicaciones
• Los usuarios mencionan tener problemas para hacer fotos de recibos

Las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales: SAP Concur

SAP Concur puede ser la mejor aplicación para usted si incurre en muchos gastos relacionados con viajes. Es la mejor opción para gestionar los gastos de viaje. Los empleados pueden hacer un seguimiento de los gastos de viaje incurridos por motivos de trabajo utilizando las numerosas funciones de fácil uso de la aplicación.

SAP Concur es una aplicación que funciona como complemento de las soluciones de Concur y le permite aprobar facturas de viajes y reservar vuelos de negocios cuando y donde quiera. La aplicación le permite acceder y gestionar su itinerario completo mientras viaja, de forma rápida y sencilla. revise y confirmar informes y solicitudes de viaje, y añadir personas a reuniones y comidas.

Además, puede reservar hoteles, vuelos, viajes compartidos, taxis y otros servicios desde cualquier lugar e importar datos directamente desde tarjetas de crédito. Puede recibir opciones de hotel personalizadas y costes desglosados en función de su presupuesto de viaje previsto. Para planificar sus viajes de forma más eficaz, puede combinar su itinerario con la aplicación TripIt.

Los usuarios han informado de algunos fallos en SAP Concur, que afectan, entre otras cosas, a la utilización de la aplicación para cargar recibos de Uber y a la introducción de más de uno o dos gastos a la vez. Afirman que la versión de escritorio es la única forma de cargar recibos de Uber.

Ventajas de SAP Concur

• Cuando quieras, reserva desde hoteles hasta paseos.
• Revisar y aprobar los informes de gastos lo antes posible.
• Utilice tarjetas de crédito para importar datos directamente

Inconvenientes de SAP Concur

• Puede tener bastantes fallos

Las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales: Abacus

Abacus es una de las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales por su rápido proceso de reembolso.

La aplicación crea registros de gastos a partir de fuentes de datos fiables, como recibos, transacciones con tarjeta, comportamiento histórico y geolocalización, para garantizar que los registros sean completos y correctos.

La capacidad de Abacus para automatizar las políticas de gastos y la jerarquía de aprobación les proporciona ventaja. Antes de que se envíen los gastos, se les aplican las reglas de la política para evitar infracciones. Posteriormente, el gasto se envía al aprobador más adecuado según los criterios de enrutamiento personalizados. Tras la aprobación de un gasto, Abacus gestiona el reembolso e ingresa el dinero directamente en la cuenta del empleado. cuenta bancaria. 

Tanto la técnica de caja como el método de devengo pueden utilizarse para sincronizar los gastos en el software de contabilidad, y los informes de análisis especializados facilitan la observación de tendencias y una mejor gestión del gasto.

Los usuarios informan ocasionalmente de dificultades técnicas, lo que supone un grave problema dado que Abacus se encarga de pagar directamente a los empleados. El escaneado de recibos es otro problema.

Ventajas de Abacus

• Calcula los gastos basándose en los recibos, las compras con tarjeta de crédito, el uso anterior, la información de gestión de las relaciones con los clientes y la ubicación.
• Paga directamente a los funcionarios
• Integrar los costes con el programa de contabilidad.

Inconvenientes de Abacus

• Problemas técnicos, especialmente con los reembolsos
• En ocasiones, la aplicación no escanea correctamente los recibos

Las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales: Shoeboxed

Una solución compleja de control de gastos no es en absoluto necesaria si diriges una pequeña empresa. Gracias a que incluye la organización y digitalización de recibos, Shoeboxed es una de las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales.

Shoeboxed elimina la necesidad de introducir datos manualmente al permitirle gestionar recibos, kilometraje e incluso tarjetas de visita. El programa extraerá automáticamente todos los datos de un recibo después de hacerle una foto. Los recibos pueden conservarse inmediatamente y clasificarse en categorías fiscales comunes.

Puedes enviar por correo electrónico los informes de gastos generados rápidamente con la función de seguimiento de kilometraje de un solo clic de la aplicación. También es posible exportar los gastos a otros programas como Xero, Wave Accounting, Outright, Excel y QuickBooks.

Los informes convertidos son verificados por humanos para comprobar su exactitud, que es el aspecto más interesante de Shoeboxed. Todos tus recibos y otros papeles pueden enviarse por correo a Shoeboxed, que los escaneará y organizará por ti. Para poder disfrutar de estas funciones y utilizar el servicio, debes inscribirte en uno de los planes superiores de Shoeboxed, el Professional o el Business.

La aplicación puede digitalizar tus recibos, sin embargo algunos usuarios se han quejado de fallos en el rastreador de kilometraje. Otros usuarios afirman que para que el programa posicione correctamente la imagen de forma que se puedan cargar los datos, es necesario tomar numerosas imágenes de los recibos.

Ventajas de Shoeboxed 

• Escanea y ordena recibos digitalmente
• Seguimiento del kilometraje con un clic
• Importación de gastos al programa de contabilidad

Inconvenientes de Shoeboxed

• Para la organización y digitalización, los usuarios deben suscribirse a los planes Professional o Business de la app
• Mal funcionamiento del cuentakilómetros
• La aplicación tiene problemas para alinear correctamente las imágenes de los recibos con los datos de importación.

Las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales: Fyle

Con la ayuda de la herramienta de gestión de gastos Fyle, las empresas pueden controlar totalmente cada paso del proceso de precontabilidad. Las aplicaciones que los empleados utilizan a diario, como Slack, G-Suite, Teams, etc., les facilitan la presentación y gestión de sus gastos. Además, como Fyle automatiza las comprobaciones previas a la presentación, el cumplimiento se impone sin necesidad de que los aprobadores revisen manualmente cada informe de gastos.

Para todos los titulares de tarjetas American Visa, Fyle ha creado una herramienta de gestión de gastos en tiempo real. Gracias a ello, cualquier pequeña y mediana empresa o mediana empresa puede ahora utilizar un software de gestión de gastos sin tener que cambiar de tarjeta de crédito y aprovechar su sólido conjunto de funciones. Los equipos financieros pueden ahora recopilar los recibos de gastos de las tarjetas en tiempo real a través de SMS en lugar de tener que depender de los datos bancarios, lo que les libera de la dependencia del banco.

Ventajas de Fyle

• Función de escaneado de recibos
• Seguimiento de gastos e ingresos
• Homologaciones en una sola fase
• Gestión de tarjetas de crédito personales
• Importación de sentencias mediante un procesador universal de sentencias

Inconvenientes de Fyle

• $4,99 por usuario/mes para empezar
• El envío de gastos por correo electrónico no está permitido dentro de la aplicación.
• Accidentes

Las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales: Wave

La aplicación de contabilidad y control de gastos de Wave, una marca muy conocida en el ámbito del software de contabilidad, se encargará de todos los detalles tediosos que no quieres hacer tú mismo. La creación de informes y el seguimiento de los gastos son más sencillos que nunca con esta herramienta gratuita. Además, ofrece funciones para nóminas e impuestos.

Los servicios de nóminas y procesamiento de pagos a través de Wave le costarán dinero, pero no mucho. Los recibos pueden escanearse para una organización y gestión sencillas, y la plataforma puede integrarse con sus herramientas actuales. Puede controlar sus costes esté donde esté gracias al acceso móvil.

Ventajas de Wave

• Gratis
• Función de escaneado de recibos
• Seguimiento de gastos e ingresos
• Informes personalizados disponibles

Inconveniente de Wave

• Procesamiento de pagos con tasas

Las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales: BizXpenseTracker (BXT)

No importa dónde estés o qué tipo de gastos necesites controlar, BizXpenseTracker, también conocida como BXT, es una aplicación que hará que el control de gastos sea más sencillo que nunca. Es una aplicación repleta de funciones con varias opciones, entre las que se incluyen la elaboración de presupuestos y el seguimiento en tiempo real del kilometraje. Además, habiendo hecho su debut en 2010, es una de las aplicaciones más antiguas todavía disponibles.

Además, BXT ofrece funciones de seguimiento del tiempo, exportación de informes a PDF y CSV, intercambio de archivos por correo electrónico y un montón de funciones adicionales. Puede interconectarse con muchas de las herramientas que ya utilizas y es accesible tanto en Google Play como en la App Store de Apple. Esta plataforma es una opción excelente por lo fácil que es personalizarla y su precio razonable.

Ventajas de BXT

• Seguimiento en directo del kilometraje
• Ajustes personalizados de hora y tarifa
• Filtrado en pantalla
• Exportación e informes personalizados
• Cálculos sencillos de las horas extraordinarias

Inconvenientes de BXT

• Tienes que pagar $6.99

Las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales: Everlance

Con la ayuda de Everlance, puede controlar todos los aspectos del seguimiento de gastos, incluida la presentación de gastos y kilometraje. Además, puede utilizarlo para realizar un seguimiento de las compras, conectar con sus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito, y establecer sus propios procedimientos de transacción y aprobación.

Los usuarios pueden crear sus propios criterios de gastos para repetir transacciones y gastos. Incluso si obtiene dinero de diversas fuentes, el seguimiento de sus ingresos con Everlance es sencillo.

Everlance simplifica la exportación de informes de kilometraje y costes en formato CSV o PDF. A través de esta herramienta multifacética, usted puede manejar los recibos y controlar los ingresos de muchas fuentes. Incluso puede dividir su seguimiento de los costes profesionales y personales, y puede suscribirse a un plan de suscripción para obtener extras como formación personalizada y soporte integrado.

Everlance rastrea automáticamente tus viajes utilizando el sistema GPS. Puedes desactivar esta función si prefieres hacer el seguimiento manualmente. Aunque la aplicación afirma que puedes configurarla y olvidarte de ella, los comentarios de los usuarios indican que es aconsejable volver a comprobar que tu viaje ha quedado registrado, ya que problemas con el GPS han hecho que la aplicación pierda algunas excursiones.

Las personas que trabajan por cuenta propia tienden a favorecer más esta aplicación.

El periodo de prueba premium de siete días de la aplicación comienza en el momento en que la descargas. Si no decides actualizarla antes de que expire el periodo de prueba, tu cuenta volverá a ser gratuita.

Ventajas de Everlance

• Gratis
• Normas específicas sobre transacciones y gastos
• GPS utilizado para compilar un registro de kilometraje conforme a Hacienda
• Sincroniza gastos y recibos con un cuenta bancaria o crédito tarjeta
• Puede exportar sus informes de kilometraje y gastos en formato Excel, CSV o PDF.

Inconvenientes de Everlance

• Si has hecho una pausa de más de 10 minutos, la aplicación inicia un nuevo viaje.
• Las funciones Premium son mucho más caras en comparación con otras aplicaciones de seguimiento de gastos.
• Si los trayectos se controlan manualmente, las notificaciones son difíciles de gestionar.            

Las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales: Reflexiones finales

En última instancia, dependerá de lo sencilla que quieras que te resulte la tarea de realizar el seguimiento de los gastos empresariales y de cuánto tiempo y esfuerzo estés dispuesto a dedicarle. No estaría de más pagar por más herramientas para hacer el seguimiento más fácil si no te importa gastar unos cuantos dólares en cuotas de suscripción. Sin embargo, hay aplicaciones gratuitas disponibles si no quieres pagar dinero por cuotas de suscripción.

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